Reglur um ritun og varðveislu fundargerða hjá Húsavíkurbæ

Þann 15.janúar s.l. samþykkti bæjarráð Húsavíkurbæjar nýjar reglur um ritun, form og varðveislu fundargerða hjá Húsavíkurbæ. Helstu breytingarnar eru þær að nú er heimilt að rita fundargerðir í tölvu, þó skal fært til gerðabókar númer fundar, hvar og hvenær fundur er haldinn og þess getið að fundargerðin sé tölvuskráð. Bæjarstjórn staðfesti samþykkt bæjarráðs, þann 20. janúiar 2004.

Þann 15.janúar s.l. samþykkti bæjarráð Húsavíkurbæjar nýjar reglur um ritun, form og varðveislu fundargerða hjá Húsavíkurbæ.
Helstu breytingarnar eru þær að nú er heimilt að rita fundargerðir í tölvu, þó skal fært til gerðabókar númer fundar, hvar og hvenær fundur er haldinn og þess getið að fundargerðin sé tölvuskráð.
Bæjarstjórn staðfesti samþykkt bæjarráðs, þann 20. janúiar 2004.

 1. gr.

Fundargerðir skal rita í gerðabók í samræmi við lög, fundarsköp og/eða erindisbréf eftir því sem við á.

2. gr.

Heimilt er að ráða sérstakan fundarritara til að annast ritun fundargerða í gerðabók og skráningu þeirra í tölvu.

3. gr.

Í fundargerð skal getið hvar og hvenær fundur er haldinn og hverjir sitji fundinn. Skrá skal þau mál sem tekin eru fyrir, dagsetningu þeirra, aðila máls og meginefni og hvernig mál er afgreitt. Sé mál ekki afgreitt samhljóða skal greina í fundargerð hvernig atkvæði hafa skipst. Þegar lagðar eru fram fundargerðir nefnda nægir að skrá í fundargerð bæjarstjórnar um hvaða nefndir er að ræða, dagsetningu fundargerða og fjölda töluliða. Mál sem tekin eru fyrir á lokuðum fundi bæjarstjórnar skal skrá sem trúnaðarmál og skal halda sérstaka gerðabók vegna umfjöllunar og afgreiðslu þeirra. Sama gildir um umfjöllun og afgreiðslu trúnaðarmála í nefndum, ráðum og stjórnum. Í lok fundar skal fundargerð lesin upp og skulu allir viðstaddir fundarmenn undirrita hana.

4. gr.

Heimilt  er að skrá fundargerðir í tölvu. Sé það gert skal bóka í gerðabók númer fundar, hvar og hvenær fundurinn er haldinn og að fundargerð sé færð í tölvu. Þá skal færa í gerðabók fundarslit og greina blaðsíðutal fundargerða. Allir viðstaddir fundarmenn skulu rita nöfn sín við slit fundar í gerðabók.

5. gr.

Í lok fundar skal tölvuskráð fundargerð prentuð út og hún undirrituð af fundarmönnum. Einnig skal forseti/formaður og a.m.k. einn kjörinn fulltrúi setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerða sem blaðsíðusettar skulu í áframhaldandi töluröð.

6. gr.

Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn í bók  til varanlegrar varðveislu. Til að tryggja þá varðveislu sem best skulu fundargerðirnar prentaðar á sýrufrían pappír.

7. gr.

Reglur þessar eru settar með tilvísun til 23. og 48. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 og 32. og 55. gr. samþykktar um stjórn Húsavíkurbæjar og fundarsköp bæjarstjórnar.

Samþykkt í bæjarráði, 15. janúar 2004
Samþykkt í bæjarstjórn, 20. janúar 2004

 Reinhard Reynisson (sign)